News

ماهي طريقة توزيع مهام العمل ؟

ماهي طريقة توزيع مهام العمل ؟

ماهي طريقة توزيع مهام العمل ؟

  • عمل مخطط أي (Chart) يضم جميع الموظفين وعلى رأس هذا المخطط المدير .
  • يتم توزيع الموظفين حسب مؤهلاتهم وخبرتهم .
  • تعيين مساعد أو سكرتير مؤهل لهذا المنصب لكي يساعد المسئول في تقسيم وتوزيع مهام البقية .
  • يتم تسجيل كل المهام التي تقوم بها الإدارة ويتم توزيعها على الموظفين حسب التقسيم الذي تم تقسيمه بالسابق في المخطط .
  • إعطاء كل موظف فترة للتدريب على العمل والإنضباط وتحمل المسؤولية .

تعريف خريطة توزيع الأعمال :

 هي عبارة عن جدول يبيّن جميع النشاطات المسؤولة عنها الوحدة وجميع الأعمال التي يقوم بها كل موظف في الوحدة وتظهر الخريطة أعمال الموظفين مرتّبة حسب نشاطات الوحدة .

خريطة توزيع الأعمال تمر عبر خطوات هي :

  • تدريب المشرفين ورؤساء الأقسام لأنه لهم دور مهم في عملية إعداد خريطة توزيع الأعمال في المنظمات والمنشآت التي يشرفون عليها سواء في الأقسام الحكومية أوالخاصة فإنه بدون شك إشتراكهم في الدراسة وإعطائهم دوراً مهماً فيها يؤدي إلى رفع روحهم المعنوية وإنشغالهم بالعمل أكثر ويتمكن الإنسان بذلك من الحصول على نتائج دقيقة لأنهم مرتبطون بالعمل وملاصقون بالخدمة لذلك قبل البدء بإجراء الدراسة لإعداد خريطة توزيع الأعمال يلزم عقد عدة إجتماعات يحضرها المشرفون على الأقسام التي ستشملها الدراسة بل والأشخاص المرتبطون بهم ولو بإرتباطات قليلة ممن لهم حظ من المعلومات حول المنشأة وتعتبر هذه الإجتماعات نوعاً من التدريب للمشرفين ويحضرها الرئيس الأعلى أو من ينوب عنه فيقوم بتوضيح النماذج التي ستستخدم في البرنامج وكيفية تعبئتها ويعطي المشرفين فرصة كافية للمناقشة والإستفسار عن كل جانب من جوانب البرنامج وذلك لكشف أي إلتباس يبدو لهم .
  • جمع المعلومات عن واجبات الموظفين فإنه من أهمّ المقدمات لخريطة توزيع الأعمال فعلى ضوء المعلومات التي يتم جمعها تأتي المقترحات والتوصيات لإعادة توزيع الأعمال ومن أفضل الوسائل لجمع المعلومات عن أعمال المنظمة هم الموظفون الذين يقومون بالأعمال بأنفسهم ولذا يقوم المشرف بمقابلتهم فيشرحون له النماذج التي ستستخدم في جمع المعلومات ويقومون بالإشراف على جمع المعلومات من الوحدات الإدارية التي يرأسونها والنماذج التي تستخدم في دراسة توزيع الأعمال هي جدول أعمال الموظف اليومية وجدول الواجبات الأُسبوعية وقائمة نشاطات الوحدة وخريطة توزيع الأعمال .
  • المرحلة التي بعد ذلك هي دراسة تحليل تلك الخريطة لأجل إكتشاف مواطن الضعف في توزيع الأعمال ويجب أن يكون واضحاً للمشرف أو المحلل الإداري بأن خريطة توزيع الأعمال إنما هي وسيلة لتنظيم وعرض الأُمور المطلوبة في كيفية توزيع الأعمال في الوحدة وأنها لا تعطي الحلول للمشكلة التي تواجهها الوحدة وأن اكتشاف حلول تلك المشاكل هي من واجبات المشرف والمحلل الإداري ويقوم بتحليل خريطة توزيع الأعمال المحلل الإداري أو غيره ممن له الصلاحيه ولابد من إشتراك المشرف مع المحلل والمدير والموظفين لغرض الحصول على تعاون الجميع وكذلك الحاجة إلى تعاون الموظفين الذين يعملون في الوحدة لغرض أنّه عند وضع المقترحات والتوصيات موضع التنفيذ يقدم الكل على التنفيذ بكل نشاط وإهتمام وقبل البدء في تحليل خريطة توزيع الأعمال يجب التأكد من صحة إعداد البيانات الواردة فيها وهذا يتطلب مراجعتها مع قوائم الواجبات للموظفين مع قائمة نشاطات الوحدة وعندئذ يمكن الإستفادة من الخريطة إستفادة كبيرة بالمقارنة بتلك القوائم يتوصل المشرف أو المدير بعد ملاحظة هذه الأمور الثلاثة إلى نتائج واقعية عن طريق دراستها وتحليلها .
  • إعادة توزيع الأعمال حيث تأتي بعد أن تكشف عملية تحليل خريطة توزيع الأعمال عن نقاط الضعف الموجودة في توزيع الأعمال الحالية في الوحدة الإدارية وتلي ذلك مرحلة إقتراح الحلول المناسبة بإعادة توزيع الأعمال في الوحدة توزيعاً عادلاً وسليماً ويراعي إختصاص ومهارة وكفاءة كل موظف في الوحدة الإدارية ويعد المحلل الإداري خريطة توزيع الأعمال المقترحة ويبيّن فيها التغييرات التي ستطرأ على واجبات وأعمال كل موظف في الوحدة الإدارية وعلى نشاطات الوحدة ككل كما أنه يبيّن أنه يجب أن يغير الموظف مكانه إلى مكان آخر بل الوحدة بكاملها تغير من مكان إلى مكان آخر إذا لم يكن التسلسل أو التنسيق مناسباً ومن اللازم أن يناقش المحلل الإداري التوصيات والمقترحات التي يراها مناسبة لمعالجة مشاكل توزيع الأعمال في الوحدة مع الرؤساء الإداريين قبل وضعها في صورتها النهائية وأن يستمع إلى آرائهم بخصوص تلك التوصيات والمقترحات ويعد المحلل الإداري بعد ذلك خريطة توزيع الأعمال المقترحة في صورتها النهائية ويرفق لها تقريراً يبيّن التوصيات والمقترحات بخصوص إعادة توزيع الواجبات لكل موظف في الوحدة إلى غير ذلك من نقاط الضعف التي يحللها ويعطي التوصية بكيفية إصلاحها وأيضاً يضع البدائل الممكنة إذا كانت هنالك بدائل متعددة ويبيّن أن هذا البديل أفضل أو أنّه مساوٍ وإن كان أرجح من ناحية خارجية أو أن هذا البديل ليس بأفضل لأنه من الواضح أن البدائل على ثلاثة أقسام وإن كان لكل قسم أيضاً جهات متفاوتة ثم من المهم في الخريطة بيان أيّام العطل الرسمية وغير الرسمية من الإجازات الشخصية لولادة أو مرض أو إضطرار إلى سفر أو ما شايه ذلك فإن كثيراً ما ينتهز الموظف خصوصاً الكسول أمثال هذه العطل ليزيد في حجمها وذلك من نقاط ضعف الإدارة فيجب أن يعالج المحلل ذلك .

POST YOUR COMMENT

Your email address will not be published.